Contact

PRIVACY POLICY | Versie 1.0 | 08/02/2023

1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden door De Vlaamse Beroepsvereniging Tandartsen VZW, met maatschappelijke zetel te Burgemeester Maenhautstraat 64, 9820 Merelbeke met ondernemingsnummer BTW BE076.078.770 die de verwerkingsverantwoordelijke is van deze website.

De Verwerkingsverantwoordelijke hecht veel belang aan uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.

Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren, hetzij per e-mail naar privacy@vbt.be  of per post naar voormeld postadres.

Ook onze DPO is via dezelfde contactgegevens bereikbaar (met vermelding van ‘tav de DPO’).

2. Wat betekent “persoonsgegevens verwerken”?

Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze Privacy Policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, uw voorkeuren en de manier waarop u ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u.

Algemeen
Van al onze contacten verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:

• Elektronisch identificatie- en gebruiksgegevens (bv. IP adres, browsertype, locatiegegevens);
• Identificatiegegevens;
• Contactgegevens (bv. naam, voornaam, adres, e-mailadres, etc.);
• Contactgeschiedenis (bv. e-mailberichten, berichten verstuurd via webformulieren, etc.);
•  Beelden beveiligingscamera’s (bv. voor toezicht en de bewaking van onze bedrijfsgebouwen).

Hoofdactiviteit

Van onze leden verwerken wij in het kader van onze hoofdactiviteit mogelijks bijkomend volgende gegevens:

• RIZIV-nummer;
• Persoonlijke bijzonderheden (geslacht, gevolgde opleiding, …);
• Accountgegevens;
• Rijksregisternummer;
• Bestel en betalingsgegevens;
• Aftersale gegevens;
• Feedback, testimonials en promotionele content zoals foto’s en video’s.

Leveranciers | dienstverleners

Van onze leveranciers en dienstverleners verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:

• Contractuele gegevens (bv. bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, overeenkomst, etc.);
• Betalings- en facturatiegegevens (bv. betaalkaartgegevens, facturen, etc.);
• Accountgegevens voor platform (bv. registratiegegevens aanmaak account);
• Feedback, getuigenissen, quotes, promotionele content zoals foto’s en video’s (bv. beoordelingen en ervaringen in verband met onze (samen)werking, testimonials, citaten, aanwezigheid op evenementen, etc.)

Kandidaat-medewerkers

Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie.

• Persoonlijke bijzonderheden;
• Werkgerelateerde gegevens;
• Persoonlijkheidsgegevens;
• Foto’s indien deze zelf zouden zijn verstrekt door de kandidaat-medewerker.

Bestuurders

Van onze bestuurders verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:

• Gegevens m.b.t. het UBO-register (rijksregisternummer, geboortedatum, geboorteland, …)
• Verslagen van de raad van bestuur en de algemene vergadering.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen het kader van de onderneming en met name voor volgende doeleinden:

• Binnen het kader van onze hoofdactiviteiten, zijnde het behartigen van de belangen van onze aangesloten leden, het geven van opleidingen en het verlenen van advies;
• Organiseren van events, opleidingen en meetings
• Voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen
• Communicatie met klanten en prospecten
• Aanwervingsprocedure van medewerkers

5. Op basis van welke verwerkingsgronden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.

Wij verwerken uw gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten. Bijvoorbeeld in het kader van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen of op het gebied van gegevensbescherming.

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt omdat het noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met u als betrokkene. Bijvoorbeeld voor het contacteren, inplannen, reageren op een verzoek of opvragen van informatie in het kader van het aangaan van een contractuele relatie, maar ook de effectieve uitvoering van de contractuele opdracht in het kader van onze hoofdactiviteit, teneinde u onze dienstverlening te kunnen verschaffen of die van u te kunnen ontvangen.

Gerechtvaardigd belang

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang die in specifieke gevallen zwaarder weegt dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten. Bijvoorbeeld voor het opsturen van nieuwsbrieven naar bestaande klanten m.b.t. soortgelijke producten/diensten; het promoten van onze activiteiten bij zakelijke contacten; het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening; het opleiden van medewerkers en het evalueren en bijhouden van gegevens en statistieken die betrekking hebben op onze activiteiten, in de ruime zin; het bewaren en gebruiken van bewijsmateriaal in het kader van aansprakelijkheid, procedures of geschillen en met het oogpunt op archivering van de activiteiten; en het garanderen van de veiligheid, zowel online op deze website als in onze bedrijfsgebouwen.

Toestemming

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van uw toestemming. Bijvoorbeeld voor het promoten van activiteiten bij potentiële zakelijke contacten; het gebruik van bepaalde analytische of marketing cookies; het plaatsen van foto’s die persoonsgegevens bevatten op onze website en sociale media-kanalen. Gegevens van sollicitanten na de aanwervingsprocedure zullen enkel bijgehouden worden mits toestemming.

6. Oorsprong van de gegevens

De meeste gegevens die wij verwerken van u hebben we ook rechtstreeks van u verkregen. Binnen het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van u verkrijgen via externe dienstverleners of openbare bronnen

7. Met wie delen wij uw gegevens?

 Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze websites en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten. 

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

• Sponsors (mits uw toestemming);
• Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
• Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
• Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
• De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze organisatie, met het oog op een veilig en efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze organisatie;
• Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd. 

9. Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?

Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.

Indien uw gegevens bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of zullen er maatregelen genomen worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

10. Wat zijn uw rechten?

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve onze GDPR-verantwoordelijke te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy policy.

Recht van inzage en kopie

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Recht van aanpassing of rectificatie

U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

Recht op het intrekken van uw toestemming

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die u via e-mail van ons ontvangt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. U kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

11. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar vragen@vbt.be of per post naar Burgemeester Maenhautstraat 64, 9820 Merelbeke mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waarmee u geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.

12. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze websites. De datum waarop deze Privacy policy voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacy policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.

Wat zijn cookies?
Een cookie is een tekstbestandje dat door de server van een website in de browser van uw computer of op uw mobiel apparaat geplaatst wordt wanneer u de website raadpleegt. De cookie bevat een unieke code die toelaat om uw browser te herkennen gedurende het bezoek aan de website (een zogenaamde ‘session’ cookie) of bij latere, herhaalde bezoeken (een zogenaamde ‘permanente’ cookie). Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website die u bezoekt of door partners waarmee deze website samenwerkt. De server van een website kan alleen de cookies lezen die hij zelf geplaatst heeft, hij heeft geen toegang tot andere informatie die zich op je computer of mobiel apparaat bevindt. Cookies worden op uw computer of uw mobiel apparaat gestockeerd in de folder van uw browser. De inhoud van een cookie bestaat meestal uit de naam van de server die de cookie geplaatst heeft, een vervaldatum en een unieke cijfercode.
Cookies maken de interactie tussen de bezoeker en de website over het algemeen gemakkelijker en sneller en helpen de bezoeker om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van een website. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud van een website of de publiciteit op een website relevanter te maken voor de bezoeker en aan te passen aan zijn persoonlijke smaak en behoeften.

Gebruik van cookies op de VBT website
We gebruiken verschillende soorten cookies op de website.

1/ Strikt noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn onmisbaar om onze websites te kunnen bezoeken en om bepaalde onderdelen ervan te kunnen gebruiken.
Deze cookies laten u bijvoorbeeld toe om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van de websites, om formulieren in te vullen. Indien u deze cookies weigert is het mogelijk dat bepaalde onderdelen van de website niet optimaal werken.

2/ Voorkeuren cookies
De voorkeuren cookies zijn de cookies die het functioneren van onze websites vergemakkelijken en aangenamer maken voor de bezoeker en ervoor zorgen dat u een meer gepersonaliseerde surfervaring krijgt. Het zijn bijvoorbeeld de cookies die uw taalvoorkeur registreren, de cookie die bijhoudt of u reeds gevraagd werd om deel te nemen aan een enquête zodat we u niet telkens opnieuw dezelfde enquête voorleggen of een cookie die u een gepersonaliseerde opmaak aanbiedt naar aanleiding van een vorig bezoek.
Als zijn toestel of zijn browser het toelaat, kan de gebruiker beslissen om de geo-lokalisatie-functie te activeren om opzoekingen te doen in de nabijheid van zijn gps-locatie. In dat geval staat de gebruiker toe een dergelijke geo-lokalisatie uit te voeren met als enig doel hem deze dienst te leveren. Zodra de gebruiker zijn toestemming heeft gegeven, blijft deze geldig voor elke toekomstige verbinding van de klant met de dienst tot de gebruiker deze toestemming weer intrekt.

3/ Analyse cookies
We gebruiken performantie-cookies om informatie te verzamelen over het gebruik dat bezoekers maken van onze website met de bedoeling de inhoud van onze website te verbeteren, meer aan te passen aan de wensen van de bezoekers en om het gebruiksgemak van onze website te vergroten. Zo is er bijvoorbeeld een cookie die ons het aantal unieke bezoekers helpt tellen en een cookie de bijhoudt welke pagina’s het populairst zijn.

4/ Tracking cookies
Deze cookies worden geplaatst om te bepalen of iemand een terugkerende bezoeker is.

5/ Externe cookies
Sommige cookies worden met instemming van VBT geplaatst door derde partijen met het doel bepaalde producten en diensten onder uw aandacht te brengen of om u rechtstreeks toegang te geven tot social media:
• Google (Tag Manager, Analytics, doubleclick)
• Youtube
Voor de cookies die deze externe partijen plaatsen, de informatie die ze daarmee verzamelen en het doel waarvoor die informatie wordt gebruikt, verwijzen wij naar de privacy verklaringen van deze partijen op hun eigen websites. Deze verklaringen kunnen regelmatig wijzigen en VBT heeft daar geen enkele zeggenschap over.

Gebruikte cookies

Naam	Categorie	Omschrijving	Bewaartijd
Accept-cookies	Strikt noodzakelijk	Bewaart de cookie voorkeur van de bezoeker.	1 jaar
cachekey	Strikt noodzakelijk	Ondersteunt de performantie verbeteringen van de website.	1 maand
PBSESSION	Strikt noodzakelijk	Bewaart de voorkeuren van de bezoeker voor de huidige sessie.	2 uur
pb-sa-*	Strikt noodzakelijk	Ondersteunt de performantie verbeteringen van de website.	Sessie cookie
pbTrackId-www_vbt_be[]	Strikt noodzakelijk	Identificatie van ingelogde gebruikers.	1 maand
pbTrackIds-www_vbt_be[]	Strikt noodzakelijk	Identificatie van ingelogde gebruikers.	1 maand
pbVisitorId	Tracking	Identificatie van terugkerende bezoekers.	1 jaar
_ga	Extern	Google Analytics	2 jaar
_gat_*	Extern	Google Analtyics	2 jaar
_gid	Extern	Google Analytics	2 jaar

Beheer van cookies
Via uw browserinstellingen kunt u de installatie van cookies weigeren. U kunt ook op elk moment de reeds geïnstalleerde cookies verwijderen van uw computer of mobiel eindapparaat.